KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 29 Ekim 2026

1. Bu metin ne hakkında?

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK” veya “Kanun”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. hairpol.com web sitesini ziyaret ettiğinizde, ön değerlendirme formunu doldurduğunuzda veya bizimle telefon, e-posta ya da WhatsApp üzerinden iletişime geçtiğinizde kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar.

Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veridir. Sağlık verileri, Kanun kapsamında özel nitelikli kişisel veridir.

2. Veri sorumlusu

Hairpol, Özel Zen Polikliniği’nin markasıdır. Veri sorumlusu:

Hera Sağlık ve Güzellik Hizmetleri Ticaret Anonim Şirketi (“Özel Zen Polikliniği”)
Barbaros Mah. Begonya Sok. No:3J, Nida Kule Kat:B1, 34750 Ataşehir / İstanbul, Türkiye
Kozyatağı Vergi Dairesi, Vergi No: 4610890831
MERSİS No: 0461089083100001
E-posta: info@zenpoliklinik.com · info@hairpol.com · Telefon: +90 549 106 07 47

Özel Zen Polikliniği, T.C. Sağlık Bakanlığı prosedürlerine göre poliklinik vasfına haiz bir sağlık kuruluşu olarak medikal estetik alanında faaliyet göstermektedir.

3. Hangi kişisel verileri işliyoruz?

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, telefon numarası (ülke koduyla), e-posta adresi.
• Talep bilgisi: ilgilendiğiniz işlem (saç, sakal, kaş ekimi, kadınlarda saç ekimi, diğer, emin değilim), yaş aralığınız, isteğe bağlı mesajınız; e-posta, telefon veya WhatsApp ile kendi isteğinizle gönderdiğiniz yazışmalar ve fotoğraflar.
• Sağlık verisi (özel nitelikli kişisel veri): saç dökülmesinin ne zamandır sürdüğü, en çok etkilenen bölge, daha önce saç ekimi yaptırıp yaptırmadığınız ve kendi isteğinizle gönderdiğiniz fotoğraf veya sağlık bilgileri. Tedavi sürecine geçmeniz halinde muayene, tedavi ve bakım kapsamında oluşan sağlık verileri.
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarih-saat, ziyaret edilen sayfa, tarayıcı ve cihaz bilgisi (sunucu kayıtları).
• Site kullanımı (çerezler ve benzeri teknolojiler): Google Analytics ile toplanan kullanım verileri (ziyaret edilen sayfalar, süre, yaklaşık konum, cihaz, siteye nereden gelindiği, form gönderme ve WhatsApp tıklaması gibi olaylar). Form içeriğiniz (ad, iletişim, sağlık bilgisi) Google Analytics’e gönderilmez.

4. Hangi amaçlarla işliyoruz?

• ön değerlendirme ve fiyat teklifi taleplerinizi almak, değerlendirmek ve size dönüş yapmak;
• sizinle telefon, e-posta veya WhatsApp üzerinden iletişim kurmak;
• tedavi sürecine geçmeniz halinde randevu, organizasyon ve tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerini yürütmek;
• talep ve şikâyetlerinizi yanıtlamak, hasta memnuniyetini ölçmek;
• web sitesinin güvenliğini sağlamak ve hataları gidermek;
• web sitesinin nasıl kullanıldığını ölçmek ve geliştirmek;
• yasal yükümlülükleri yerine getirmek, yetkili kurumların taleplerini karşılamak ve olası uyuşmazlıklarda haklarımızı korumak.

5. Hukuki sebepler ve toplama yöntemi

Kişisel verileriniz web sitesindeki ön değerlendirme formu, e-posta, telefon ve WhatsApp yazışmaları aracılığıyla sizin tarafınızdan; web sitesini ziyaretiniz sırasında ise sunucu kayıtları, çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla elektronik ortamda, otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

Verileriniz Kanun’un 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• talebiniz üzerine bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c);
• hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç);
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e);
• temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f): site güvenliği, sunucu kayıtları, taleplerin hızlı yanıtlanması ve site kullanımının ölçülmesi.

Sağlık verileriniz Kanun’un 6. maddesine uygun olarak işlenir: tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce veya bu bilgileri kendi isteğinizle paylaşmanız halinde açık rızanıza dayanarak. Açık rızanızı dilediğiniz zaman info@hairpol.com adresine yazarak geri alabilirsiniz; geri alma, önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

Lütfen formda yalnızca ilk değerlendirme için gerekli bilgileri paylaşın. Form 18 yaşından küçükler için değildir.

6. Kişisel verileri kimlere aktarıyoruz?

• Klinik ekibimiz: hasta koordinatörlerimiz ve hekimlerimiz, gerektiği ölçüde.
• Hizmet sağlayıcılarımız: web sitesinin barındırma (hosting) ve e-posta hizmetleri; form talepleri web sitesi veri tabanımızda kaydedilir ve talepleri yönettiğimiz StellaMedi CRM sistemine iletilir.
• Yurt dışı: Google Ireland Limited / Google LLC (ABD): Google Analytics, Google Tag Manager, Google Haritalar ve Google News betiği; bize WhatsApp ile yazmayı seçerseniz WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms, Inc.
• Kamu kurumları: kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları (ör. T.C. Sağlık Bakanlığı), mahkemeler ve yargı makamları; vekalet verdiğimiz avukatlar, vergi ve finans danışmanları ve denetçiler.

Aktarımlar Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde yapılır. Formdan veya WhatsApp butonundan gelen taleplerde ekibimize giden dahili bildirim yalnızca talep türünü ve sayfa adresini içerir; adınız, telefonunuz veya form içeriğiniz bu bildirime eklenmez. Kişisel verilerinizi satmıyoruz.

7. Ne kadar süre saklıyoruz?

Kişisel verileriniz işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Bu süreler dolduğunda Kanun’un 7. maddesi uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Tedavi gördüğünüz durumda hasta kayıtları sağlık mevzuatında öngörülen süre boyunca saklanır.

8. KVKK md. 11 kapsamındaki haklarınız

Veri sorumlusuna başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme ve bu işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

9. Nasıl başvurabilirsiniz?

Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki asgari bilgileri içeren dilekçeyle:

• yazılı ve ıslak imzalı olarak “Barbaros Mah. Begonya Sok. No:3J, Nida Kule Kat:B1, Ataşehir / İstanbul” adresine bizzat elden teslim ederek veya noter kanalıyla göndererek,
• güvenli elektronik imza ile imzalayarak info@zenpoliklinik.com adresine göndererek,
• sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@zenpoliklinik.com veya info@hairpol.com adresine yazarak

iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad-soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası), tebligat adresi, varsa e-posta ve telefon bilgisi ile talep konunuzu belirtmeniz gerekir. Başvurunuz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (kvkk.gov.tr).

10. Çerezler ve benzeri teknolojiler

Çerezler, ziyaret ettiğiniz sitenin tarayıcınıza kaydettiği küçük metin dosyalarıdır. Sitede şu anda kullanılan çerez ve benzeri teknolojiler şunlardır:

Analiz çerezleri (üçüncü taraf: Google)

• _ga, _ga_<ID>: Google Analytics 4 (G-M9QMT14E73); doğrudan ve Google Tag Manager (GTM-MW4PMF35) üzerinden yüklenir. Ziyaretçileri ayırt etmek ve site kullanımını ölçmek için kullanılır; süre en fazla 2 yıl. Ölçülen olaylar: sayfa görüntüleme, form gönderme, WhatsApp tıklaması ve bağlantı tıklamaları. Hukuki sebep: site kullanımını ölçme ve geliştirmeye yönelik meşru menfaat (md. 5/2-f).

Birinci taraf çerezler (hairpol.com)

• sbjs_migrations, sbjs_current_add, sbjs_first_add, sbjs_current, sbjs_first, sbjs_udata, sbjs_session: WooCommerce’in “Sourcebuster” betiği; siteye hangi kaynaktan (ör. arama motoru, yönlendiren site, kampanya) gelindiğini hatırlar. Oturum çerezi oturum sonunda, diğerleri en fazla 6 ay içinde silinir. Üçüncü taraflarla paylaşılmaz.
• hp_lang_choice: dil seçiminizi hatırlar; 1 yıl.
• hp_staff: yalnızca klinik personelinin cihazlarında, personel ziyaretlerini istatistiklerden ayırmak için kullanılır; ziyaretçilere yerleştirilmez.

Tarayıcı depolaması (local/session storage)

• hp_tg_wa: WhatsApp butonuna tıklandığı zamanı tutar. Tıklamada sunucumuza yalnızca tıklanan sayfanın adresi bildirilir (ad veya telefon numarası gönderilmez); bildirim en fazla 30 dakikada bir gönderilir.
• hpbm_bekleme, hpbm_gosterildi: blog yazılarında açılan danışma penceresinin ne zaman tekrar gösterileceğini hatırlar.
• hairpol_calc: greft hesaplayıcıda seçtiğiniz değerleri (Norwood evresi, bölge, saç tipi) tarayıcı oturumu boyunca tutar. Hesaplama için bu değerler sunucumuza gönderilir; adınız veya iletişim bilgileriniz eklenmez.

Gömülü üçüncü taraf içerikler

• Google Haritalar (iletişim sayfası): harita yüklendiğinde IP adresiniz Google’a iletilir; Google çerez yerleştirebilir.
• Google News “tercih edilen kaynak” butonu: sayfa altında news.google.com’dan bir betik yüklenir; IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz Google’a iletilir.

Facebook, Instagram, YouTube, X, Trustpilot ve Google yorumları sitede yalnızca bağlantı olarak yer alır; tıklamadığınız sürece bu hizmetlere veri gönderilmez. Sitede Meta (Facebook) pikseli veya Microsoft Clarity kullanılmamaktadır.

Çerezleri tarayıcınızın ayarlarından silebilir veya engelleyebilirsiniz. Google Analytics’i engellemek için Google’ın tarayıcı eklentisini kullanabilirsiniz: tools.google.com/dlpage/gaoptout. Çerezleri engellemeniz sitenin temel işlevlerini etkilemez.

11. Değişiklikler

Bu aydınlatma metnini web sitemiz veya veri işleme faaliyetlerimiz değiştiğinde güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve yayımlandığı tarihten itibaren geçerlidir.